Petit glossaire archivistique

Ce glossaire est un outil destiné aux lecteurs des Archives départementales, afin de leur permettre de mieux comprendre les termes couramment employés par les archivistes dans leur activité quotidienne.

Il est en partie inspiré de l’ouvrage La pratique archivistique française, publié par la Direction des archives de France en 1993.

Les indispensables

Analyse
Étape essentielle de la description archivistique, consistant à résumer le contenu d’un article ou d’un dossier, selon des règles normalisées, le plus souvent sous forme de mots-clés.

Archives
1. Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (Code du patrimoine, art. L211-1).

On distingue :

• les archives courantes : dossiers ouverts ou récemment clos, et qui sont d’usage courant.
• les archives intermédiaires : dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais qui doivent être conservés par le service producteur pour des raisons administratives et juridiques.
• les archives définitives (ou historiques) : dossiers qui sont à conserver sans limitation de durée en raison de leur intérêt historique et pour la justification des droits des citoyens.
   

2. Service chargé de conserver ces documents (généralement avec une majuscule : les Archives départementales)

3. Bâtiment où sont conservés et communiqués ces documents (ex. les Archives nationales)

Cadre de classement
Plan préétabli fixant la répartition des fonds entre de grandes subdivisions appelées séries et sous-séries, et leur ordre de classement. Il existe un cadre de classement national pour les Archives départementales, établi en 1841.

Classement
Opération consistant à mettre en ordre intellectuellement et physiquement les documents d’archives au sein des dossiers, et les dossiers au sein des fonds, et ayant pour but de permettre les recherches. Le classement intellectuel est suivi du rangement matériel et de la cotation. Il aboutit à la rédaction d’un instrument de recherche, sous forme papier ou électronique (base de données).

Cote
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) permettant d’identifier un dossier ou un document dans un service d’archives, à la fois intellectuellement et matériellement (localisation).

Fonds
Ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique (particulier, famille…) ou morale (organisme, établissement, entreprise, association…) dans l’exercice de ses activités. Un fonds est dit « ouvert » s’il est susceptible de s’accroître (archives d’une commune, d’une famille) et « clos » s’il ne l’est plus (organisme supprimé, famille éteinte…). Cette notion de fonds s’oppose à celle de collection.

Instrument de recherche
Outil papier ou informatisé énumérant et décrivant un ensemble de documents d’archives, afin de les faire connaître aux utilisateurs. Les instruments de recherches les plus répandus dans les archives sont aujourd’hui les guides et les répertoires numériques.

Respect des fonds
Principe fondamental de l’archivistique, selon lequel les fonds d’archives ne doivent être ni mélangés ni démembrés, que ce soit au cours de leur vie administrative ou lors de leur classement.

Série
Division d’un cadre de classement méthodique, généralement désignée par une lettre de l’alphabet, servant à la cotation des articles qui la composent. Certaines séries correspondent à un fonds, d’autres à une partie de fonds, d’autres encore à une tranche chronologique (avant 1790, 1790-1900, 1800-1940, après 1940).

Pour aller plus loin…

Collecte
Ensemble des procédures par lesquelles un archiviste accroît les fonds et collections confiés à sa garde.

Dérogation
Procédure administrative par laquelle un chercheur ou un citoyen obtient l’autorisation de consulter un document non librement communicable. Cette autorisation est délivrée par le Directeur des Archives de France après avis des Archives départementales et du service producteur des documents.

Élimination
Opération consistant à détruire, après tri, conformément aux procédures réglementaires, des documents ou articles dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique.

Service versant
Tout service administratif qui transfert des archives en sa possession à un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (il est dit « service producteur » des documents) ou qu’il les ait héritées d’un autre service.

Tableau de gestion
Document établi par un service d’archives en collaboration avec un service administratif (bureau, direction…), qui comporte :

• la description des documents produits par ce service
• la durée de conservation de ces documents dans le service
• le sort final des documents (destruction, tri, conservation)
   

Tri
Procédure par laquelle sont séparés, à l’intérieur d’un fonds, les documents destinés à être conservés de ceux qui sont voués à l’élimination, en vertu de textes réglementaires.

Versement
Opération consistant à transférer d’un service ou d’un organisme quelconque des documents à un service d’archives. Cette opération est réglementairement accompagnée d’une liste descriptive des documents, dite « bordereau de versement ». En France, le versement implique transfert de propriété.