Vous êtes... une administration

 - Quels documents peut-on éliminer et au bout de combien de temps ?
 - Comment éliminer des documents ?
 - Comment verser des documents aux Archives départementales ?
 

Les documents produits et reçus par une administration dans l’exercice de son activité sont des archives publiques. A ce titre, ils sont soumis au contrôle scientifique et technique des Archives départementales, exercé par le directeur au nom du préfet (article L212–10 du Code du patrimoine).

Les archives sont souvent assimilées à des « vieux papiers », des dossiers clos dont un service n’a plus besoin dans son fonctionnement quotidien. Mais, en réalité, les documents d’archives naissent au jour le jour, au fil de la production administrative : ce sont donc également les dossiers courants, appelés aussi « archives vivantes ».

On distingue donc 3 phases successives :

•     les archives courantes : dossiers ouverts ou récemment clos. Ils sont d’usage courant.
•     les archives intermédiaires : dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais qui doivent être conservés par le service producteur pour des raisons administratives et juridiques.
•     les archives définitives (ou historiques) : dossiers qui sont à conserver sans limitation de durée en raison de leur intérêt historique et pour la justification des droits des citoyens.

Une administration est responsable de la conservation de ses archives au cours des 2 premières phases (archives courantes et archives intermédiaires), tandis que les Archives départementales prennent les archives en charge pour la 3e phase (archives définitives).

Le pré-archivage est donc une responsabilité des services, en lien avec les Archives départementales qui sont chargées du contrôle, en particulier sur les éliminations effectuées. Les Archives départementales ont également un rôle fondamental en terme de sensibilisation et de formation des agents.
 

Quels documents peut-on éliminer et au bout de combien de temps ?

Pour toute question relative à l’élimination d’archives publiques, merci de contacter le service "Collecte" des Archives départementales qui vous informera des délais de conservation en vigueur pour les documents produits ou reçus dans le cadre de vos activités, en fonction de vos attributions.

Ces délais de conservation sont définis par les circulaires produites et diffusées par la Direction des archives de France. Ces circulaires sont accessibles à la rubrique "Gérer les archives" puis "Collecte", avec un classement thématique (agriculture et forêt, élections, gestion du personnel…).
 

Comment éliminer des documents ?

En vertu du contrôle scientifique et technique exercé par les Archives départementales, toute élimination de documents d’archives est soumise à l’accord et au visa du directeur des Archives départementales.

Pour réaliser des éliminations dans le respect de la réglementation, il vous faut procéder de la façon suivante :

   1. Définir en lien avec les Archives départementales les documents éliminables et ceux qui ne le sont pas.
   2. Compléter le bordereau d’élimination (à télécharger ci-dessous) et le transmettre par mail aux Archives.
   3. Après vérification des Archives, imprimer le bordereau en 2 exemplaires, le faire signer par le chef de service et l’envoyer aux Archives.
   4. Les Archives départementales accordent alors un visa d’élimination : l’élimination devient matériellement possible.
   5. Contacter les entreprises compétentes dans le traitement des déchets, dont les coordonnées vous seront remises par les Archives.
   6. Après destruction des documents, solliciter une attestation de destruction auprès de l’entreprise et la transmettre aux Archives départementales.
   7. Conserver un exemplaire du bordereau d’élimination dans le service.
 

Comment verser des documents aux Archives départementales ?

Les documents versés aux Archives départementales sont les documents qui ne présentent plus d’intérêt administratif (le service n’en a plus besoin) mais présentent un intérêt historique. Une partie seulement des documents produits ou reçus par une administration sera donc versée aux Archives départementales, tandis que la majorité sera progressivement éliminée, en fonction des délais de conservation prévus par la réglementation.

Pour effectuer un versement aux Archives départementales, il vous faut procéder de la façon suivante :

   1. Définir en lien avec les Archives départementales les documents à verser.
   2. Vérifier le conditionnement des dossiers : boîtes archives, classeurs métalliques supprimés, dossiers à sangle mis en boîtes etc.
   3. Numéroter les boîtes.
   4. Compléter le bordereau de versement (à télécharger ci-dessous) et le transmettre par mail aux Archives. Le bordereau doit comporter une description assez précise des dossiers, leurs dates extrêmes ainsi que le métrage. Les abréviations doivent être évitées ou bien résolues dans une table des abréviations annexée au bordereau.
   5. Après vérification des Archives, imprimer le bordereau en 2 exemplaires, le faire signer par le chef de service et l’envoyer aux Archives.
   6. Fixer une date de versement après signature du bordereau de versement par les Archives.
   7. Apporter les documents à verser le jour dit et conserver un exemplaire papier du bordereau dans le service, afin de tenir à jour la liste des documents déjà versés.