Vous êtes... un particulier, une association, une entreprise

Les Archives comptent, parmi leurs missions, la collecte d’archives privées, constituées et conservées par des particuliers, des familles, des associations ou des entreprises. L’entrée de ces documents aux archives permet de compléter la collecte des archives publiques et ainsi d’enrichir considérablement notre connaissance de l’histoire du département.

Trois possibilités juridiques s’offrent à un particulier, une association ou une entreprise souhaitant faire entrer ses archives dans un dépôt public (Archives départementales, Archives nationales, etc.) :

• le don
• le dépôt
• le legs

Le don

Le donateur se dessaisit de la propriété des documents au profit des Archives départementales. Les documents deviennent donc propriété publique. Les Archives se voient confier le classement, la conservation et la communication des archives. Un don, pour acquérir une validité juridique, doit être formalisé par un contrat de don.

Le dépôt

Le déposant effectue un dépôt de ses documents aux archives, mais en reste le propriétaire légal. A son décès, cette propriété est transférée à ses héritiers. Un dépôt peut toujours être révoqué, par la personne déposante ou par ses héritiers.

Le dépôt entraîne pour les Archives départementales la charge du classement, de la conservation et de la communication des archives, de la même façon que pour le don. Un dépôt doit être formalisé par un contrat de dépôt.

Le legs

L’entrée des documents aux archives n’est effective qu’après le décès du légataire, qui aura exprimé dans son testament sa volonté de léguer son fonds d’archives à une institution publique désignée. Une liste au moins sommaire des documents concernés doit figurer dans le testament.

Comme pour le don et le dépôt, les Archives départementales, à la suite d’un legs, se chargent du classement, de la conservation et de la communication des archives.

Quelle que soit la formule juridique choisie, un particulier peut édicter, en concertation avec les archives, des conditions relatives à la communication, à la reproduction et à la diffusion de son fonds d’archives. Ces conditions doivent être respectées par les archives sous peine d’annulation du don, du dépôt ou du legs.

Un particulier peut ainsi décider que tel fonds de cartes postales ou tel manuscrit ne deviendra communicable que 10 ans après son décès, ou encore que la reproduction de tel document sera soumise à son autorisation écrite.

De nombreuses solutions sont donc à la disposition du donateur ou du déposant. Il faut cependant garder à l’esprit que la mission des Archives départementales est de communiquer les documents qu’elles conservent, afin de faciliter l’information du citoyen et de permettre l’écriture de l’histoire.